El 14 de marzo de 2019, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos ("DOL") emitió una carta de opinión (FMLA2019-1-A) después de que se le preguntara "si un empleador puede retrasar la designación de la licencia pagada como licencia de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) o permitir que los empleados amplíen su licencia FMLA más allá del derecho legal de 12 semanas." En cuanto a la primera pregunta, si un empleador puede retrasar la designación del permiso FMLA, el DOL opinó que un empleador no puede hacerlo. En cuanto a la segunda cuestión, si un empleador puede ampliar la licencia FMLA más allá del derecho legal de 12 semanas, el DOL fue igualmente de la opinión de que un empleador no puede hacerlo.
La pregunta al DOL
Al solicitar la emisión del dictamen, la parte consultante manifestó al DOL que algunos empleadores "permiten voluntariamente a los empleados agotar una parte o la totalidad de la licencia pagada por enfermedad (o de otro tipo) disponible antes de designar la licencia como apta para la FMLA, incluso cuando la licencia es claramente apta para la FMLA". La parte interesada representó que los empleadores pueden estar basándose en 29 C.F.R. § 825.700, que establece en la parte pertinente que "un empleador debe observar cualquier beneficio o programa de los empleados que proporcione mayores derechos de licencia familiar y médica a los empleados que los derechos previstos por la FMLA".
Por razones obvias, es lógico que un empleador se dirija ocasionalmente a un empleado que sabe que necesitará más de 12 semanas de permiso total para atender su estado de salud grave o el de su familiar. Es posible que otros empleados se hayan ofrecido a donar tiempo de permiso a este empleado para que pueda tomarse más tiempo libre. Y algunos empleadores tienen políticas o prácticas que van más allá de la FMLA para ayudar a los empleados que se enfrentan a situaciones médicas difíciles.
Las cuestiones jurídicas
En virtud de la FMLA, los empleados de las empresas cubiertas (aquellas que emplean a 50 o más trabajadores en un radio de 75 millas del lugar de trabajo del empleado) tienen derecho a tomar hasta 12 semanas de permiso no remunerado al año por razones médicas específicas para ellos mismos o para sus familiares cualificados. La empresa puede exigir al empleado (o el empleado puede elegir) que "sustituya" el permiso remunerado acumulado para cubrir parte del período de derecho a la FMLA no remunerado, con el fin de ser compensado por esa parte del permiso no remunerado de la FMLA. En cualquier caso, el empleador debe designar adecuadamente el tiempo de la FMLA como tal.
Para designar el tiempo de la FMLA como tiempo de la FMLA, el empleador debe notificar la designación de la FMLA al empleado según el 29 C.F.R. § 825.300(d)(1). Esta notificación de designación se requiere dentro de los cinco días hábiles después de que el empleador "tenga suficiente información para determinar si la licencia se está tomando por una razón que califica para la FMLA". Es importante destacar que, según la normativa, el hecho de no proporcionar la notificación requerida puede constituir una interferencia, restricción o denegación de los derechos del empleado en virtud de la FMLA.
En virtud del artículo 825.700 del 29 C.F.R., nada impide a los empresarios adoptar políticas de permisos más generosas que el límite mínimo de la FMLA. Además, para las pequeñas empresas que no están cubiertas por la FMLA, nada impide a los empresarios ser más generosos que la FMLA. Dicho esto, un empresario no puede designar más de 12 semanas de permiso como protegidas por la FMLA.
La opinión
Como cuestión inicial, el DOL señaló que un empleador tiene prohibido retrasar la designación de la licencia que reúne los requisitos de la FMLA como tal. Esto se debe a que, una vez que el empleado comunica la necesidad de tomar una licencia por un motivo que reúne los requisitos de la FMLA, ni el empleado ni el empleador pueden rechazar la protección de la FMLA para esa licencia. Incluso si el empleado nunca declara específicamente que la licencia está bajo la FMLA, si el empleador está calificado -de nuevo, generalmente más de 50 empleados en esa área geográfica- y el empleador tiene conocimiento de los hechos que indican que la licencia está calificada por la FMLA, el empleador debe proporcionar la notificación de la designación de la FMLA al empleado dentro de los cinco días hábiles.
Por lo tanto, aunque el empleado pida al empleador que espere para poner en marcha el reloj de la FMLA, el empleador no está autorizado a hacerlo. Una vez que el empleador sabe que la licencia será calificada por la FMLA, el empleador debe designar la licencia como licencia FMLA.
En cuanto a la cuestión de si un empleador puede proporcionar más de 12 semanas de permiso FMLA, el DOL señaló que, aparte de la excepción del permiso para cuidadores militares (que proporciona 26 semanas de permiso FMLA), la FMLA prevé 12 semanas de permiso no remunerado. Los empresarios no tienen prohibido ser más generosos con sus empleados de lo que exige la FMLA. Sin embargo, ser más generoso no hace que el permiso adicional esté cubierto por la FMLA o sujeto a las protecciones previstas en ella. Aunque el empresario puede seguir proporcionando un permiso no remunerado una vez agotadas las 12 semanas de permiso FMLA, ese permiso no se considera "permiso FMLA" en el sentido estricto del derecho a la FMLA.
Aplicación práctica
Para muchas pequeñas empresas de Dakota del Sur, la FMLA no se aplica porque simplemente no hay suficientes empleados para que la FMLA sea aplicable. Para aquellos empleadores que están cubiertos por la FMLA, según el DOL, una vez que la licencia de un empleado es calificada por la FMLA, debe ser designada así. La carta de opinión no deja claramente ningún margen de maniobra para que un empleador evite la aplicación de la FMLA, incluso si el empleado prefiere retrasar o rechazar la designación de la licencia FMLA. Sigue siendo aceptable que los empleadores sean generosos y ofrezcan cualquier permiso adicional más allá de lo que establece la FMLA (como un permiso médico no contemplado en la FMLA), aunque dicho permiso adicional no se considerará realmente un permiso FMLA. Además, se puede utilizar la licencia pagada para proporcionar una compensación durante una licencia FMLA que de otro modo no sería pagada (como la discapacidad a corto plazo), pero dicha licencia pagada correrá simultáneamente con la licencia FMLA.
Tenga en cuenta que las Cartas de Opinión del DOL no tienen la misma fuerza y efecto de ley que una ley, un reglamento o una decisión judicial. Sin embargo, los tribunales recurren a los organismos administrativos para obtener ayuda y orientación en la interpretación de la ley. Por lo tanto, los empleadores de Dakota del Sur que están sujetos al cumplimiento de la FMLA están bien aconsejados para seguir la orientación en esta carta de opinión del DOL. Los consejos prácticos incluyen la formación de los gerentes y supervisores sobre las normas de la FMLA, sobre todo porque existe la responsabilidad individual por las violaciones. Además, los empleadores deben asegurarse de que sus políticas y procedimientos estén actualizados, sean coherentes y se sigan regularmente. De esta manera, los empleadores de Dakota del Sur estarán asegurando el cumplimiento de la ley, así como el trato justo de todos sus empleados.
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