Con la aparición y propagación del Coronavirus (COVID-19) por todo el mundo, la atención de nuestro país se centra en esta pandemia a diario, si no con más frecuencia. Los empleadores intentan gestionar y tratar rápidamente cuestiones como el trabajo a distancia, los empleados enfermos y el cierre de escuelas. Mientras tanto, el gobierno federal promulgó el 18 de marzo una nueva ley llamada "Families First Coronavirus Response Act" (FFCRA) con el fin de ayudar a los empleados durante esta crisis, así como proporcionar ciertos alivios fiscales a los empleadores.
La FFCRA entra en vigor el 1 de abril de 2020, y crea la obligación para muchos empleadores de proporcionar un permiso temporal remunerado. La FFCRA contiene dos leyes distintas que prevén la concesión de permisos remunerados a los empleados que reúnan los requisitos necesarios: una nueva prestación de baja por enfermedad remunerada, la Emergency Paid Sick Leave Act (Ley de Baja por Enfermedad Remunerada de Emergencia), y una ampliación del permiso de la Family and Medical Leave Act (Ley de Ampliación del Permiso Familiar y Médico de Emergencia).
A continuación se exponen los principales aspectos de esta nueva legislación:
Baja por enfermedad de urgencia
- Los empresarios que tienen menos de 500 trabajadores y las entidades gubernamentales están sujetos a la nueva ley.
- Los empleados a tiempo completo o a tiempo parcial, tienen derecho a una baja por enfermedad remunerada si el empleado no puede trabajar (o no puede teletrabajar) debido a una de las siguientes razones de baja porque el empleado:
1. está sujeto a una orden de cuarentena o aislamiento federal, estatal o local relacionada con COVID-19;
2. ha sido aconsejado por un proveedor de atención médica para auto-cuarentena debido a las preocupaciones relacionadas con COVID- 19;
3. tiene síntomas de COVID-19 y busca un diagnóstico médico;
4. está cuidando a una persona que está sujeta a una orden descrita en (1) o a la auto-cuarentena descrita en (2);
5. está cuidando a su hijo si la escuela o el lugar de cuidado del niño ha sido cerrado, o el cuidador de dicho niño no está disponible, por razones relacionadas con COVID-19; o
6. sufre cualquier otra condición sustancialmente similar especificada por el Secretario de Salud y Servicios Humanos en consulta con el Secretario del Tesoro y el Secretario de Trabajo.
- Los empleados a tiempo completo que cumplen los requisitos tienen derecho a recibir 80 horas de baja por enfermedad, y los empleados a tiempo parcial reciben la baja en función de su media de horas trabajadas en un periodo de dos semanas.
- La baja por enfermedad se puede utilizar de forma inmediata, independientemente del tiempo que el trabajador lleve trabajando para la empresa.
- Los empleados que tomen una licencia por enfermedad para sí mismos (es decir, los que están entre 1 y 3) recibirán su salario normal o el salario mínimo estatal o federal aplicable, el que sea mayor.
- Los trabajadores que se tomen una excedencia por cuidado de familiares (es decir, los casos 4-6 anteriores) deben cobrar 2/3 de la tarifa anterior.
- La licencia por enfermedad tiene un tope de $511 por día y $5.110 en total para las licencias de la 1 a la 3 anteriores, y un tope de $200 por día y $2.000 en total para las licencias de la 4 a la 6 anteriores.
- Los salarios pagados por los empleadores en virtud de las disposiciones de la baja por enfermedad de emergencia no están sujetos al impuesto sobre la nómina del 6,2% que los empleadores suelen pagar sobre los salarios de los trabajadores.
- Los empresarios no pueden exigir a los empleados que utilicen otros permisos remunerados antes de poder utilizar el nuevo permiso por enfermedad remunerado en el marco de este programa de emergencia.
- Las bajas por enfermedad pagadas no se trasladarán a otro año y no se abonarán a los empleados en el momento de la separación del servicio.
- Los empresarios no pueden despedir, disciplinar o discriminar de otro modo a ningún empleado que tome una licencia por enfermedad pagada en virtud de la FFCRA o que presente una queja relacionada con la misma.
- Hay ciertas exclusiones, como (i) los empleadores pueden excluir a un empleado que sea un proveedor de atención médica o un respondedor de emergencia de los beneficios de la licencia por enfermedad pagada; y (ii) ciertas pequeñas empresas pueden estar exentas si emplean a menos de 50 empleados y "cuando la imposición de los requisitos pondría en peligro la viabilidad de la empresa como negocio en marcha".
Permiso familiar de urgencia
- Los empresarios que tienen menos de 500 trabajadores y las entidades gubernamentales están sujetos a la nueva ley.
- Los empleadores cubiertos tendrán que proporcionar hasta 12 semanas de licencia FMLA a los empleados que hayan estado en el trabajo durante al menos 30 días, y que no puedan trabajar o teletrabajar porque tienen una necesidad de buena fe de cuidar a un hijo menor cuando la escuela o el proveedor de cuidado de niños está cerrado o no está disponible, por razones relacionadas con COVID-19.
- El permiso bajo esta sección se incluye en (y no se suma a) el derecho total de permiso FMLA de 12 semanas en un período de 12 meses. Por ejemplo, si un empleado ya ha tomado 6 semanas de licencia FMLA, ese empleado sólo tendría derecho a otras 6 semanas de licencia familiar y médica ampliada.
- Los primeros 10 días de este permiso pueden ser no remunerados. Sin embargo, los empleados pueden optar por utilizar cualquier otra forma de permiso remunerado para ser pagado durante este período de 10 días, incluyendo la licencia por enfermedad pagada de emergencia antes mencionada si aún no se ha utilizado.
- Durante los días siguientes de este permiso, el trabajador recibirá de su empresa una prestación de 2/3 de su salario normal.
- Las vacaciones pagadas tienen un límite de $200 por día y $10.000 en total.
- Por lo general, los empleados deben ser reincorporados al puesto que ocupaban antes del inicio de la excedencia.
- Los salarios pagados en virtud de la disposición sobre permisos familiares de emergencia no estarán sujetos al impuesto sobre la nómina de la seguridad social del 6,2% que los empresarios suelen pagar sobre los salarios de los trabajadores.
- Hay ciertas exclusiones, como (i) los empleadores pueden excluir a un empleado que sea proveedor de atención médica o que responda a una emergencia de los beneficios de la licencia pagada; y (ii) ciertas pequeñas empresas pueden estar exentas si emplean a menos de 50 empleados y "cuando la imposición de los requisitos pondría en peligro la viabilidad de la empresa como negocio en marcha".
Créditos fiscales para los empresarios
Los empleadores podrán obtener un reembolso dólar por dólar a través de créditos fiscales por todos los salarios calificados pagados bajo la FFCRA. Además, los créditos fiscales aplicables se extienden a los importes pagados o incurridos para mantener la cobertura del seguro médico.
El Departamento del Tesoro federal estará autorizado a emitir directrices relacionadas con los créditos. Además, el Departamento del Tesoro tendrá más información en su sitio web relacionada con los créditos fiscales.
Aviso de modelo
El Departamento de Trabajo publicó el 25 de marzo su modelo de aviso que los empleadores cubiertos deben publicar en su lugar de trabajo en relación con la FFCRA. Puede acceder al aviso en: https://www.dol.gov/sites/dolgov/files/WHD/posters/FFCRA_Poster_WH1422_Non-Federal.pdf
El cartel debe colocarse en un lugar bien visible de las instalaciones del empresario donde habitualmente se colocan los avisos a los empleados.
También se puede consultar una sección de preguntas frecuentes en: https://www.dol.gov/agencies/whd/pandemic/ffcra-poster-questions
Orientación adicional del Departamento de Trabajo de EE.UU.
La División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de EE.UU. ha publicado esta semana su primera ronda de orientaciones para informar a los empresarios y a los empleados sobre cómo podrán aprovechar las protecciones y el alivio que ofrece la FFCRA.
Hay una hoja informativa para los empresarios y otra para los empleados, junto con un documento de preguntas y respuestas, para abordar cuestiones importantes como la forma de contar el número de empleados para determinar la cobertura, las excepciones para los pequeños empresarios y la forma de calcular los salarios de los empleados con arreglo a la nueva ley.
Consulte el sitio web del Departamento de Trabajo: https://www.dol.gov/agencies/whd/pandemic/ffcra-employer-paid-leave; https://www.dol.gov/agencies/whd/pandemic/ffcra-employee-paid-leave; https://www.dol.gov/agencies/whd/pandemic/ffcra-questions
Se esperan nuevas orientaciones del DOL/WHD en los próximos días y semanas.
Datos de Contacto Jennifer Frank con preguntas:
(605) 342-2592
jfrank@lynnjackson.com
909 Saint Joseph Street, Suite 800
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