Cuando la pandemia de COVID-19 arrasó el país a principios de 2020, las empresas tuvieron que cambiar rápidamente sus modelos de negocio y determinar cómo se podía trabajar manteniendo a sus empleados seguros, sanos y socialmente distantes. Uno de los mayores cambios en la mano de obra de 2020 fue el uso por parte de los empresarios de modalidades de trabajo a distancia, también conocido como "teletrabajo".
Aunque, a primera vista, el trabajo a distancia parece una opción obvia, con numerosas ventajas tanto para el empleado como para el empresario, hay aspectos negativos que deben tenerse en cuenta. Además, hay cuestiones jurídicas ocultas que deben identificarse, explorarse de antemano y analizarse cuidadosamente para evitar sorpresas no deseadas en el futuro.
Echemos un vistazo a la gran cantidad de ventajas que ofrece el teletrabajo:
- Aumento de la productividad de los empleados
- Mejora de la salud mental y la moral de los empleados
- Reducción de los desplazamientos de los empleados (tiempo y dinero)
- Los empresarios pueden ahorrar miles de dólares por empleado en gastos de oficina.
- Reduce las emisiones de carbono (medio ambiente)
- La economía se beneficia, ya que los empleados tienen más tiempo libre para gastar y comprar más
- La flexibilidad laboral se considera una ventaja para los trabajadores
- Relaciones/compromiso de los empleados
- Los dirigentes de la empresa pueden seguir gestionando el negocio con eficacia
Por otro lado, hay un puñado de desventajas, que deben sopesarse cuidadosamente frente a las ventajas:
- Los empleados pueden sentirse aislados (sin contacto personal con compañeros o clientes).
- La motivación puede perderse y el rendimiento puede verse afectado.
- La comunicación puede no ser tan eficaz o clara: ciertos mensajes pueden perderse si no se transmiten en persona.
- Dificultad para gestionar un entorno doméstico cuando hay otras personas alrededor y distracciones.
- Confidencialidad y seguridad en el trabajo a domicilio
Antes de que una empresa determine si puede o debe ofrecer a sus empleados una alternativa de trabajo desde casa, lo mejor es comprender el abanico de cuestiones legales y determinar si un acuerdo de teletrabajo sigue siendo viable.
Control del tiempo
Muchos empleados son considerados no exentos de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y tienen derecho a ser pagados por hora por todas las horas "sufridas o permitidas para trabajar." Esto significa que si realizan un trabajo -incluso cuando esas horas no están asignadas o autorizadas- tienen derecho a cobrar por ello. Además, las empresas sujetas a la FLSA deben pagar a los trabajadores no exentos las horas extraordinarias que superen las 40 semanales. El 24 de agosto de 2020, el Departamento de Trabajo federal publicó una guía sobre la obligación de los empleadores de realizar un seguimiento de las horas compensables trabajadas por los trabajadores a distancia. Los empleadores tendrán que considerar si van a controlar el tiempo de ordenador de los empleados o algún otro método para determinar las "horas trabajadas" - como exigir hojas de tiempo diarias o semanales de esos trabajadores.
Gestión del rendimiento
Cuando los empleados ya no están en la oficina o en el lugar de trabajo con su jefe, la gestión del rendimiento puede resultar más complicada. Las empresas tendrán que plantearse cómo demostrarán los empleados su productividad y cómo entregarán su trabajo. Se aconseja a los directivos que elaboren listas de tareas pendientes de los empleados, indicando la frecuencia con la que deben presentarse, y que mantengan reuniones periódicas con los empleados y el equipo. Los directivos también deben identificar objetivos de productividad mensurables y establecer prioridades y plazos. Por último, los supervisores/gerentes deben seguir realizando evaluaciones del rendimiento de sus empleados, y las organizaciones tendrán que determinar cómo se llevarán a cabo (¿Zoom? ¿Teléfono? ¿En persona?) y cuándo se realizarán.
Oficinas en casa
Hay que tener en cuenta varias cuestiones a la hora de elegir un espacio en casa para trabajar. En primer lugar, el empresario debe establecer con el empleado qué espacio se considera la "oficina" real, de modo que pueda limitarse la exposición a indemnizaciones en caso de accidente o lesión en el trabajo. No debe considerarse espacio de trabajo toda la casa o el apartamento.
A continuación, el empresario debe determinar en qué gastos relacionados con la empresa incurre el empleado. La ley de Dakota del Sur (SDCL § 60-2-1) obliga a los empleadores a indemnizar a los empleados por lo que "gasten o pierdan como consecuencia directa del desempeño de sus funciones." Considere artículos como ordenador, conexión a Internet, impresora, papel, material de oficina, electricidad, hardware/software, escritorio/silla/escritorio de pie y teléfono móvil. Si el empleador proporciona artículos al empleado, debe hacer un inventario de los mismos. Los empleadores también deben tener en cuenta el soporte informático y tecnológico, quién lo gestionará y cuáles serán los procedimientos para garantizar un flujo operativo fluido.
Comunicación
Los directivos deben ser claros y francos con los empleados sobre la forma y el método de comunicación previstos (por ejemplo, correo electrónico, llamada de Zoom o llamada telefónica) y cuál es la frecuencia esperada. Asimismo, los directivos deben comunicar a los empleados si se les pedirá que acudan a la oficina o al lugar de trabajo y cuándo.
Acuerdo/política de trabajo a distancia
Los empresarios deberían considerar la posibilidad de utilizar un acuerdo formal de trabajo a distancia, que tanto el empresario como el empleado firmarán y fecharán. La ventaja de este planteamiento es que deja constancia del acuerdo entre las partes, se pueden dar detalles y se establecen las expectativas. Los empresarios deben tener cuidado de no prometer un acuerdo de trabajo a domicilio indefinido, sino ponerle un límite de tiempo (que puede ampliarse, si es necesario). Por último, los empresarios deben aplicar una política y un procedimiento de teletrabajo para que las directrices y normas se establezcan y comuniquen claramente.
Muchos estudios de investigación recientes han llegado a la conclusión de que el trabajo a distancia está aquí para quedarse a largo plazo, y muchos empleados desean seguir trabajando a distancia, al menos parte del tiempo. Cada empresa deberá evaluar los pros y los contras del trabajo a distancia (o de la continuación de los acuerdos de trabajo a distancia) y si tiene sentido desde el punto de vista empresarial dar a los empleados la oportunidad y la flexibilidad de trabajar desde casa. Los empresarios tendrán que evaluar el puesto de trabajo considerado y las expectativas razonables del mismo. En resumen, los empresarios tendrán que sopesar la flexibilidad y las posibles ventajas con la productividad y el rendimiento necesarios de los empleados, así como los costes y el cumplimiento de la legislación. Sin duda, los acuerdos de trabajo a distancia pueden seguir siendo una ventaja estratégica para determinadas empresas mientras la pandemia continúa en 2021, y más allá.