La oficina de Rapid City de Lynn, Jackson, Shultz & Lebrun busca un recepcionista/encargado de la oficina a tiempo completo. En este puesto, la recepcionista reportará al gerente de la oficina y a los abogados gerentes nombrados del bufete de abogados.
Funciones del puesto
- Responsable de contestar los teléfonos de la centralita, desviar las llamadas telefónicas a las oficinas correspondientes y tomar los mensajes.
- Mantener la documentación del sistema telefónico y realizar los cambios necesarios.
- Responsable de saludar agradable y profesionalmente a todos los visitantes y clientes, terceros y proveedores.
- Conocimiento del calendario central para responder adecuadamente a las preguntas del público.
- Mantenimiento y programación de las salas de conferencias.
- Mantener la zona de espera, el vestíbulo u otras zonas públicas.
- Servir agua, café, etc. a los invitados.
- Crear y mantener varios formularios para una correspondencia eficaz y registros de respaldo
- Realizar la introducción de datos y las tareas administrativas generales, como escanear, fotocopiar, enviar por fax y archivar documentos.
- Ayudar a clasificar el correo entrante, así como a procesar el correo saliente.
- Prestar apoyo al Director de la Oficina y al personal cuando sea necesario.
- Asistencia en las cuentas por pagar y por cobrar, según sea necesario.
- Proyectos especiales asignados.
Se requiere un diploma de secundaria. Es preferible tener alguna educación o formación formal en oficina.
Habilidades
- Fuerte orientación para la prestación de un servicio de calidad al cliente y una actitud agradable al teléfono.
- Excelentes habilidades interpersonales para comunicarse con abogados de alto nivel, asociados, clientes, abogados de la contraparte, reporteros judiciales, proveedores, personal y otros.
- También debe tener la capacidad de manejar sistemas telefónicos multilínea y equipos de oficina como ordenadores, impresoras, escáneres, fotocopiadoras y equipos de videoconferencia.
- Gran capacidad ortográfica y gramatical.
- Atención al detalle.
- Capacidad para realizar múltiples tareas y trabajar eficazmente con otros miembros del equipo.
- Gran capacidad de organización.
- Respeto de la confidencialidad y la discreción.
- Adepto a trabajar con Microsoft Word y Excel.
- Confiabilidad
Entorno de trabajo
Semana laboral estándar de 40 horas, de lunes a viernes de 8 a 5. EEOE
Por favor, envíe su curriculum vitae a: Pam Asbridge, Lynn, Jackson, Shultz & Lebrun, P.C., 909 Saint Joseph Street, Suite 800, Rapid City, SD 57701, email pam.asbridge@lynnjackson.como por fax (605) 342-5185. EOE/M/F. No llamar por teléfono, por favor.
Español 
English