La oficina de Rapid City de Lynn, Jackson, Shultz & Lebrun busca un recepcionista/encargado de la oficina a tiempo completo. En este puesto, la Recepcionista reportará al Director Ejecutivo.
Funciones del puesto
- Responsable de contestar los teléfonos de la centralita, desviar las llamadas telefónicas a las oficinas correspondientes y tomar los mensajes.
- Mantener la documentación del sistema telefónico y realizar los cambios necesarios.
- Responsable de saludar agradable y profesionalmente a todos los visitantes y clientes, terceros y proveedores.
- Conocimiento del calendario central para responder adecuadamente a las preguntas del público.
- Mantenimiento y programación de las salas de conferencias.
- Mantener la zona de espera, el vestíbulo u otras zonas públicas.
- Servir agua, café, etc. a los invitados.
- Crear y mantener varios formularios para una correspondencia eficaz y registros de respaldo
- Realizar la introducción de datos y las tareas administrativas generales, como escanear, fotocopiar, enviar por fax y archivar documentos.
- Ayudar a clasificar el correo entrante, así como a procesar el correo saliente.
- Prestar apoyo al Director Ejecutivo y al personal cuando sea necesario.
- Asistencia en las cuentas por pagar y por cobrar, según sea necesario.
- Proyectos especiales asignados.
Se requiere un diploma de secundaria. Es preferible tener alguna educación o formación formal en oficina.
Habilidades
- Fuerte orientación para la prestación de un servicio de calidad al cliente y una actitud agradable al teléfono.
- Excelentes habilidades interpersonales para comunicarse con abogados de alto nivel, asociados, clientes, abogados de la contraparte, reporteros judiciales, proveedores, personal y otros.
- También debe tener la capacidad de manejar sistemas telefónicos multilínea y equipos de oficina como ordenadores, impresoras, escáneres, fotocopiadoras y equipos de videoconferencia.
- Gran capacidad ortográfica y gramatical.
- Atención al detalle.
- Capacidad para realizar múltiples tareas y trabajar eficazmente con otros miembros del equipo.
- Gran capacidad de organización.
- Respeto de la confidencialidad y la discreción.
- Adepto a trabajar con el paquete de Microsoft Office.
- Confiabilidad Trabajo estándar de 40 horas semanales, de lunes a viernes de 8 a 5.
- Entorno de trabajo
Tipo de trabajo: A tiempo completo
Pagar: $10,00 - $17,50 por hora
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