Cuando la pandemia de COVID-19 arrasó la nación a principios de 2020, las empresas tuvieron que cambiar rápidamente los modelos de negocio y determinar cómo se podía realizar el trabajo manteniendo a sus empleados seguros, sanos y socialmente distantes. Uno de los mayores cambios en la fuerza de trabajo de 2020 fue el uso por parte de los empleadores de acuerdos de trabajo a distancia - también conocido como "teletrabajo".
Aunque a primera vista el uso de acuerdos de trabajo a distancia parece una "obviedad", con numerosas ventajas tanto para el empleado como para el empleador, hay desventajas que deben ser consideradas. Además, hay cuestiones legales ocultas que deben ser identificadas, exploradas de antemano y analizadas cuidadosamente, para evitar sorpresas no deseadas en el futuro.
Veamos la gran cantidad de ventajas que ofrece el teletrabajo:
- Aumento de la productividad de los empleados
- Aumento de la salud mental/moral de los empleados
- Reducir los desplazamientos de los empleados (tiempo y dinero)
- Los empresarios pueden ahorrar miles de dólares por empleado en costes/gastos de oficina
- Reduce las emisiones de carbono (medioambientales)
- La economía se beneficia porque los empleados tienen más tiempo libre para gastar y comprar más
- La flexibilidad laboral se considera una ventaja para los empleados
- Relaciones con los empleados / compromiso
- Los dirigentes de la empresa pueden seguir gestionando el negocio con eficacia
Por otro lado, hay un puñado de desventajas, que deben sopesarse cuidadosamente frente a las ventajas:
- Los empleados pueden sentirse aislados (no hay contacto en persona con compañeros de trabajo o clientes)
- La motivación puede perderse y el rendimiento puede verse afectado
- La comunicación puede no ser tan efectiva o clara: ciertos mensajes pueden perderse si no se transmiten en persona
- Dificultad para gestionar un entorno doméstico cuando hay otras personas alrededor y distracciones
- Confidencialidad y seguridad en un entorno de trabajo en casa
Antes de que una empresa determine si puede o debe ofrecer a sus empleados una alternativa de trabajo desde casa, es mejor entender el conjunto de cuestiones legales y determinar si un acuerdo de teletrabajo es viable.
Seguimiento del tiempo
Muchos empleados se consideran no exentos de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y tienen derecho a ser pagados por hora por todas las horas "sufridas o permitidas para trabajar". Esto significa que si realizan un trabajo -incluso cuando esas horas no están asignadas o autorizadas- tienen derecho a que se les pague por él. Además, para los empresarios sujetos a la FLSA, deben pagar a sus trabajadores no exentos las horas extraordinarias por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral. El 24 de agosto de 2020, el Departamento de Trabajo federal emitió una guía en la que se discute el deber de los empleadores de hacer un seguimiento de las horas compensables trabajadas por los trabajadores a distancia. Los empleadores tendrán que considerar si van a supervisar el tiempo de los empleados en el ordenador o algún otro método para determinar las "horas trabajadas", como por ejemplo exigir hojas de asistencia diarias o semanales a esos trabajadores.
Gestión del rendimiento
Cuando los empleados ya no están en la oficina o en el lugar de trabajo con su jefe, la gestión del rendimiento puede resultar más complicada. Las empresas tendrán que considerar cómo los empleados demostrarán su productividad y entregarán su producto de trabajo. Se aconseja a los directivos que establezcan listas de tareas de los empleados, indicando la frecuencia con la que deben presentarse, y que realicen comprobaciones periódicas con los empleados y el equipo. Los directivos también deben identificar objetivos de productividad medibles y establecer prioridades y plazos. Por último, los supervisores/gerentes deben seguir realizando revisiones del rendimiento de sus empleados, y las organizaciones tendrán que determinar cómo se llevarán a cabo (¿Zoom? ¿Teléfono? ¿En persona?) y cuándo se realizarán.
Espacio de oficina en casa
Hay que tener en cuenta varias cuestiones a la hora de que los empleados creen un espacio en su casa desde el que van a trabajar. En primer lugar, el empresario debe establecer con el empleado qué espacio se considera la "oficina" real, de modo que pueda limitarse la exposición a la indemnización de los trabajadores en caso de accidente o lesión en el trabajo. Toda la casa o apartamento no debe considerarse el espacio de trabajo.
A continuación, el empresario debe identificar los gastos relacionados con la empresa en los que incurre el empleado. La ley de Dakota del Sur (SDCL § 60-2-1) exige a los empleadores indemnizar a los empleados por lo que "gasten o pierdan como consecuencia directa del desempeño de sus funciones." Considere artículos como el ordenador, la conexión a Internet, la impresora, el papel, el material de oficina, la electricidad, el hardware/software, el escritorio/silla/escritorio de pie y el teléfono móvil. Si el empresario proporciona artículos al empleado, debe hacer un inventario de los mismos. Los empleadores también deben tener en cuenta el apoyo informático y tecnológico, quién lo gestionará y cuáles serán los procedimientos para garantizar un flujo operativo fluido.
Comunicación
Los directivos deben ser claros y francos con los empleados sobre la forma y el método de comunicación esperado (por ejemplo, correo electrónico, llamada de Zoom o llamada telefónica) y cuál es la frecuencia esperada. Asimismo, los directivos deben informar a los empleados de si se les pedirá que acudan a la oficina o al lugar de trabajo y cuándo.
Acuerdo/política de trabajo a distancia
Los empresarios deberían considerar la posibilidad de utilizar un acuerdo formal de trabajo a distancia, que tanto el empresario como el empleado firmarán y fecharán. La ventaja de este planteamiento es que deja constancia del entendimiento entre las partes, se pueden dar detalles y se establecen las expectativas. Los empresarios deben tener cuidado de no prometer un acuerdo de trabajo a domicilio indefinido, sino ponerle un límite de tiempo (que puede ampliarse, si es necesario). Por último, los empresarios deben aplicar una política y un procedimiento de teletrabajo para que las directrices y las normas se establezcan y comuniquen claramente.
Muchos estudios recientes han concluido que el trabajo a distancia ha llegado para quedarse a largo plazo, y muchos empleados desean seguir trabajando a distancia, al menos una parte del tiempo. Cada empresa deberá evaluar los pros y los contras del trabajo a distancia (o de la continuación de los acuerdos de trabajo a distancia) y si tiene sentido comercial permitir a los empleados la oportunidad y la flexibilidad de trabajar desde casa. Los empleadores tendrán que evaluar el papel del trabajo que se está considerando y las expectativas razonables para el trabajo. En resumen, los empresarios tendrán que equilibrar la flexibilidad y las posibles ventajas con la productividad y el rendimiento necesarios de los empleados, así como los costes y las consideraciones de cumplimiento legal. No cabe duda de que los acuerdos de trabajo a distancia pueden seguir siendo una ventaja estratégica para ciertas empresas mientras la pandemia continúa en 2021, y más allá.
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